Aan de slag

Introductie & Setup

SEPA Manager is ontworpen om het genereren van ISO 20022 conforme bankbestanden zo eenvoudig mogelijk te maken. Of u nu handmatig transacties invoert, een CSV/Excel-sheet uploadt of onze REST API koppelt; ons platform garandeert dat uw bestanden voldoen aan alle bancaire eisen in de Single Euro Payments Area (SEPA).

Vereisten voor SEPA Incasso (Direct Debit):

  • ✓ Een geldig KvK-nummer en zakelijke bankrekening.
  • ✓ Een Incassocontract met uw bank (Rabobank, ING, ABN AMRO, etc.).
  • ✓ Een uniek Incassant ID (Creditor Identifier), verstrekt door uw bank.
  • ✓ Rechtsgeldig getekende machtigingen (mandaten) van uw debiteuren.
Configuratie

Incassant ID instellen

Het Incassant ID (ook bekend als Creditor Identifier of CI) is uw unieke identificatiecode in het SEPA-netwerk. Dit ID is vereist in elk XML-bestand om te specificeren wie de gelden incasseert.

Een Nederlands Incassant ID is als volgt opgebouwd: NL 22 ZZZ 12345678 0000.

Hoe stelt u dit in?

  1. Log in op het Client Portal.
  2. Ga naar Instellingen in het zijmenu.
  3. Vul onder het kopje 'Bedrijfsgegevens' uw verkregen Incassant ID in.
  4. Klik op Opslaan. Dit ID wordt vanaf nu automatisch in al uw XML-bestanden verwerkt.
Stappenplan

Uw eerste incassorun

Een incassorun is een verzameling transacties die u in één keer bij de bank aanbiedt. Volg dit eenvoudige stappenplan voor uw eerste succesvolle run:

1

Debiteuren Toevoegen

Voeg uw debiteuren handmatig toe of importeer ze via een CSV-bestand. Zorg dat de IBAN, BIC en machtigingsgegevens correct zijn ingevuld.

2

Factuur Genereren

Maak losse facturen aan of kies voor een terugkerende incasso. Zodra facturen klaarstaan, kunt u ze selecteren voor een incassobatch.

3

XML Genereren & Bank

Klik op 'Genereer SEPA XML'. Download het bestand en upload dit in het zakelijke internetbankieren-portaal van uw eigen bank ter verwerking.

XML Structuren

pain.008.001.02 (Incasso)

Het meest gebruikte formaat voor automatische incasso's is het pain.008.001.02 XML-bestandsformaat. Dit ISO 20022 XML-schema bevat alle instructies die een bank nodig heeft om gelden van de rekeningen van uw debiteuren af te schrijven.

Belangrijke XML Segmenten:

<GrpHdr> (Group Header)

Bevat metadata over de hele batch, zoals de unieke Message Identifier (<MsgId>), aanmaakdatum en -tijd (<CreDtTm>), het aantal transacties (<NbOfTxs>) en de controlesom van alle bedragen (<CtrlSum>).

<PmtInf> (Payment Information)

Definieert de incassomethode (DD), de gewenste uitvoeringsdatum (<ReqdColltnDt>), de crediteurgegevens en het specifieke Incassant ID van uw organisatie (<CdtrSchmeId>).

XML Structuren

pain.001.001.03 (Overboekingen)

Waar pain.008 wordt gebruikt om geld te innen, wordt het pain.001.001.03 XML-formaat (SEPA Credit Transfer) gebruikt om betalingen te doen. Dit formaat is uitermate geschikt voor bulkbetalingen zoals leveranciersuitbetalingen, salarissen en teruggaven.

Kenmerken pain.001:

  • Geschikt voor zowel binnenlandse als grensoverschrijdende betalingen in Euro's binnen de SEPA zone.
  • Ondersteunt spoedbetalingen (Urgent Credit Transfers) indien uw bank dit toestaat.
  • Vermindert administratieve rompslomp door honderden losse betalingen samen te voegen tot één bestand.
Validatie

XSD Schema Validatie

Om te garanderen dat uw XML-bestand zonder fouten door uw bank wordt geaccepteerd, valideert SEPA Manager alle bestanden vooraf tegen de officiële XSD-schemas (XML Schema Definition) van de European Payments Council (EPC).

Hierdoor worden structuurfouten (zoals ongeldige tekens in de omschrijving, foutieve IBAN-formaten of te lange tekstvelden) direct ontdekt en getoond, nog voordat u het bestand naar uw bank verstuurt. Dit scheelt u afkeurkosten en vertragingen.

Wetgeving

B2B vs Core Machtigingen

Binnen het SEPA Direct Debit netwerk maakt men onderscheid tussen twee verschillende machtigingsvarianten:

Core (Standaard Incasso)

Voor consumenten en zakelijke debiteuren.

  • Debiteur heeft 8 weken stornorecht (terugboekingsrecht) zonder opgaaf van reden.
  • Eenvoudige administratieve afhandeling.
  • Incasso kan tot 1 werkdag van tevoren worden ingediend.

B2B (Zakelijke Incasso)

Uitsluitend tussen bedrijven onderling.

  • Debiteur heeft geen stornorecht (0 dagen terugboekingsrecht).
  • Belangrijk: De debiteur moet de machtiging vooraf zelf registreren bij zijn eigen bank, anders weigert de bank de afschrijving.
Transactietypes

FRST, RCUR, FNAL en OOFF

De *Sequence Type* parameter in de XML-structuur geeft bij de bank de status van de machtigingsreeks aan:

FRST

First (Eerste Incasso)

Te gebruiken bij de allereerste incasso op basis van een nieuw getekende doorlopende machtiging.

RCUR

Recurrent (Doorlopende Incasso)

Voor alle opvolgende periodieke incasso's onder dezelfde machtiging (bijv. maandelijks abonnement).

FNAL

Final (Laatste Incasso)

Om de bank te laten weten dat dit de allerlaatste incasso is van de reeks, waarna de machtiging vervalt.

OOFF

One-off (Eenmalige Incasso)

Voor een eenmalige afschrijving. Er volgt hierna geen nieuwe transactie onder deze machtiging.

Foutafhandeling

Veelvoorkomende Storno's (Reason Codes)

Wanneer een incasso mislukt of wordt teruggeboekt door de bank of debiteur, ontvangt u een rapportage (vaak een pain.002-bestand) met een specifieke stornocode. Hieronder vindt u de meest voorkomende codes en hun betekenis:

Code Betekenis Oorzaak & Actie
AM04 Onvoldoende Saldo Er stond onvoldoende geld op de rekening van de debiteur. Probeer de incasso op een later moment opnieuw.
MD01 Geen Geldig Mandaat De debiteur heeft de incasso geweigerd of de bank heeft geen machtiging geregistreerd (vooral bij B2B). Neem contact op met uw klant.
AC01 Foutief Rekeningnummer De IBAN/rekening is opgeheven of onjuist. Controleer het rekeningnummer in uw database.
MS03 Geweigerd door Debiteur De klant heeft de transactie handmatig gestorneerd via zijn bankapp. Dit kan tot 8 weken na de afschrijving.
Consumentenbescherming

Terugboekingsrechten

Onder de SEPA-wetgeving hebben consumenten sterke rechten ter bescherming tegen onrechtmatige afschrijvingen:

Standaard Storno (8 weken)

Consumenten kunnen bij een standaard (Core) SEPA-incasso binnen 8 weken (56 dagen) na afschrijving zonder opgaaf van reden het bedrag laten terugboeken door hun bank. Dit stornorecht kan niet contractueel worden uitgesloten.

Melding Onterechte Incasso / MOI (13 maanden)

Indien een debiteur stelt dat er helemaal geen geldige machtiging (mandaat) is afgegeven, kan deze tot 13 maanden na de afschrijving een Melding Onterechte Incasso (MOI) indienen bij de bank. De incassant moet dan een rechtsgeldig getekend mandaat overleggen, anders volgt een automatische storno en mogelijke boete.