Ledenadministratie en contributie-incasso voor verenigingen en clubs
Of het nu gaat om een sportclub (zoals een voetbal- of tennisvereniging), een politieke partij, een buurtvereniging, een carnavalsvereniging of een personeelsvereniging: een soepele ledenadministratie en contributie-inning vormen het fundament. Handmatig contributie innen via losse bankoverschrijvingen leidt vaak tot veel uitzoekwerk en achterstallige betalingen. Automatische incasso biedt uitkomst.
Wat zijn de regels voor verenigingen?
Voor verenigingen gelden dezelfde SEPA-regels als voor reguliere bedrijven. Dit betekent dat u:
- Een geldig mandaat (machtiging) moet hebben van elk lid (meestal bij het online inschrijfformulier).
- De leden vooraf moet informeren over de afschrijving (pre-notification), bijvoorbeeld via een e-mailbericht met de incassodatum en het bedrag.
- Voldoet aan de stornotermijn van 8 weken (omdat leden veelal consumenten zijn en onder het 'Core'-incassoschema vallen).
Ledenadministratie en AVG (GDPR)
Verenigingen verwerken persoonsgegevens van hun leden. Volgens de AVG bent u verplicht deze gegevens veilig op te slaan. U mag niet zomaar ledenlijsten delen of onbeveiligd opslaan in Excel-bestanden op persoonlijke computers van bestuursleden. SEPA Manager biedt een veilige cloudomgeving met strikte toegangsbeveiliging en 2FA om uw debiteurenlijst en mandaten AVG-compliant te beheren.
Contributie-inning automatiseren
Met de verenigingsmodule in SEPA Manager importeert u aan het begin van het seizoen of kwartaal uw ledenbestand. De software genereert direct de pain.008 XML batch voor de bank. Mocht een incasso mislukken (bijvoorbeeld door onvoldoende saldo), dan kunt u via het systeem eenvoudig een automatische herinnering sturen of de mislukte incasso in de volgende run meenemen.