Wettelijke factuurvereisten: Waar moet een professionele factuur aan voldoen?
Het opstellen van een factuur lijkt eenvoudig, maar de Belastingdienst stelt strenge wettelijke eisen aan de inhoud ervan. Voldoet uw factuur niet aan de regels? Dan loopt uw klant het risico de btw niet te mogen aftrekken, en riskeert u een boete. Hier is de complete checklist.
De verplichte factuurgegevens
Elke officiële factuur moet de volgende gegevens bevatten:
- Uw volledige naam en adres: De juridische naam van uw onderneming zoals geregistreerd bij de KvK.
- De volledige naam en het adres van uw afnemer: Let op dat dit klopt met de werkelijkheid.
- Uw KvK-nummer en btw-identificatienummer: Verplicht voor alle Nederlandse btw-plichtige ondernemers.
- De datum waarop de factuur is uitgereikt: De factuurdatum.
- Een opeenvolgend, uniek factuurnummer: Er mogen geen gaten in uw nummering zitten.
- De aard en hoeveelheid van de geleverde goederen of diensten: Duidelijke omschrijvingen.
- De datum van levering: De datum waarop de diensten of goederen daadwerkelijk zijn geleverd.
- Het btw-tarief en het btw-bedrag: Duidelijk gespecificeerd per btw-tarief (21%, 9%, 0% of verlegd).
- Het bedrag exclusief btw en inclusief btw.
Digitale facturatie en bewaartermijn
Digitale facturen (PDF of e-invoicing XML) zijn wettelijk gelijkgesteld aan papieren facturen. Wel moet de authenticiteit en integriteit van de factuur gewaarborgd zijn.
Bewaartermijn: U bent wettelijk verplicht uw verkoop- en inkoopfacturen 7 jaar te bewaren in uw administratie. Voor facturen met betrekking tot onroerende goederen (vastgoed) geldt een bewaartermijn van 10 jaar.
Automatisering via SEPA Manager
Met SEPA Manager genereert u direct klantfacturen die gekoppeld kunnen worden aan een automatische incassorun. Zo voldoet u altijd aan de factuurvereisten en wordt het btw-bedrag direct correct berekend.